Termin-Probleme ...

Servo-Treffen - Planung, Anmeldung und Organisation
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Martin
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Termin-Probleme ...

Beitrag von Martin »

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der von mir für das Treffen angefragte Termin 17. - 19. März ist leider bereits vergeben, ich kopiere euch hier mal eine Passage der entsprechenden Mail rein:

» leider ist ihr gewünschter Wochenendtermin bereits belegt. Die Wochenenden
» im März sind auch schon ziemlich ausgebucht. Momentan ist nur noch der
» 03.-05.03.2006 frei. Dann habe ich erst wieder im April was frei, und zwar
» auch nur noch 07.-09.04. und 14.-16.04.2006. Es wäre schön, wenn sie da
» einen passenden Termin finden könnten.

Der eigentliche Grund für die Verschiebung des Termins aus dem bisher "gewohnten" Januar in den März war der bei mir anstehende Umzug, Termin Anfang März; somit fiele für mich der letzte im März noch freie Termin aus;

bevor ich jetzt selbst einen Termin im April ins Spiel bringe sollten wir uns vielleicht zuerst mal mit einer anderen Variante auseinandersetzen:

gibt es jemanden, der bereit wäre die örtliche Durchführung zu übernehmen??
Ja, ich denke dabei an ein Treffen, das so erst einmal ohne mich stattfinden würde (einmalig, versprochen)

ich habe dazu beim Veranstaltungsort die freien Termine in den Monaten Januar und Februar abgefragt und werde diese hier dann auch veröffentlichen ...
ich will nicht ausschliessen, das es mir dann vielleicht sogar kurzfristig möglich sein wird an dem Wochenende teilzunehmen, nur jetzt bereits langfristig damit zu planen, das "traue ich mich nicht".

die Umfeld-Organisation, die Vorbereitungen, die Anmeldungen entgegenzunehmen, das werde ich gern auch dieses Mal leisten, ich würde die Informationen dann vor dem Treffen an die "Durchführenden" dann weitergeben ...

sollte sich niemand finden, dann würde ich das Treffen noch einmal verschieben und mit dem ersten April-Wochenende planen

soweit erst einmal von mir zu diesem Thema, tut mir leid, das es keine "nur" guten Nachrichten waren, aber so ist das nun mal ....
wer sich über die veröffentlichten Termine des Hauses informieren will, der wird hier fündig;

ab jetzt also bitte: eure Meinung ist gefragt:


Martin

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oerk
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Re:Termin-Probleme ...

Beitrag von oerk »

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Hallo Martin,

ich würde mich gern darum kümmern, aber:
- aufgrund der weiten Anreise muss ich mich mit Kurt zusammentun, bei dem es bekanntlich erst ab Freitag nachmittag geht, und wir deshalb nicht vor Freitag Abend eintreffen können.
- ich besitze nicht das Organisationstalent dazu. :-(

Falls sich also sonst niemand bereit erklärt, geben wir uns selbstverständlich mit jedem von dir vorgeschlagenen Termin zufrieden :-)

Gruß,
oerk
Der Zigarettenanzünder ist kaputt.

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lubomir
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Re: organisation

Beitrag von lubomir »

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» Der eigentliche Grund für die Verschiebung des Termins aus dem bisher
» "gewohnten" Januar in den März war der bei mir anstehende Umzug, Termin
» Anfang März; somit fiele für mich der letzte im März noch freie Termin
» aus;
»
» bevor ich jetzt selbst einen Termin im April ins Spiel bringe sollten wir
» uns vielleicht zuerst mal mit einer anderen Variante auseinandersetzen:
»
» gibt es jemanden, der bereit wäre die örtliche Durchführung zu
» übernehmen??
» Ja, ich denke dabei an ein Treffen, das so erst einmal ohne mich
» stattfinden würde (einmalig, versprochen)


Hi Martin,

dann können wir es halt diesmal nicht so bequem, wie sonst haben... Auch Du musst Dir die Organisationszeit ja aus den Rippen schneiden und hast das bislang höchst selbstlos getan, was man Dir hoch anrechnen muss.

Vorschlag: wir verteilen das auf mehr Schultern, als bisher.

Ich könnte z.B. auch Teile der Vororganisation wie das Geldeintreiben, die Vorfinanzierung, die Abrechnung und die Absprachen mit den Herbergsinhabern übernehmen.

Wir müssten den Essenseinkauf regeln (auch hier wird Kurts geballte Kompetenz wichtig sein ;-) ) und dann bleiben wahrscheinlich noch 1000 kleine und grosse Dinge vor Ort, von denen wir allesamt nicht allzuviel ahnen.

Gleichmal Laienfrage dazu: Was ist denn so insgesamt alles zu tun? Kann man das in deligierbare Häppchen fassen?

Wäre das überhaupt ein Weg?

Gruss lubomir
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...weil I fahr' Stock-CAR

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Martin
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Re: Organisation

Beitrag von Martin »

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» Hi Martin,
»
» dann können wir es halt diesmal nicht so bequem, wie sonst haben... Auch
» Du musst Dir die Organisationszeit ja aus den Rippen schneiden und hast
» das bislang höchst selbstlos getan, was man Dir hoch anrechnen muss.
»
» Vorschlag: wir verteilen das auf mehr Schultern, als bisher.
»
» Ich könnte z.B. auch Teile der Vororganisation wie das Geldeintreiben, die
» Vorfinanzierung, die Abrechnung und die Absprachen mit den Herbergsinhabern
» übernehmen.
»
» Wir müssten den Essenseinkauf regeln (auch hier wird Kurts geballte
» Kompetenz wichtig sein ;-) ) und dann bleiben wahrscheinlich noch 1000
» kleine und grosse Dinge vor Ort, von denen wir allesamt nicht allzuviel
» ahnen.
»
» Gleichmal Laienfrage dazu: Was ist denn so insgesamt alles zu tun? Kann
» man das in deligierbare Häppchen fassen?
»
» Wäre das überhaupt ein Weg?
»
» Gruss lubomir

Hi Michi

ja, das wäre sicherlich ein gangbarer Weg, die Organisationsaufgaben zu teilen ...
wobei es sich wirklich nur um die Dinge vor Ort handelt, das was im Vorfeld zu klären ist, hält sich soo im Rahmen, das ich das problemlos weiter machen kann ....

das Finanzielle klären wir ja immer vor Ort, Absprachen mit der Hausverwaltung sind im Rahmen ....

wirklich wichtig wäre im Prinzip das Vorabkommando, das bereits im Laufe des Freitag nachmittag eintrifft (16.00 Uhr dürfte hier wohl reichen)

die hauptsächliche Aufgabe dieser "Gruppe" (2 Leutz reichen zur Not) ist die Vorbereitung des Hauses;

ich denke mal, die räumliche Aufteilung beim letzten Mal war so wie sie war optimal, sodaß wir nicht über eine neue geänderte Aufteilung diskutieren müssen ...
Umbau der Räume für die einzelnen Bereiche:

- Keller für die servo132;
- Halle unten für den Essensbereich
- Halle oben für die servo160
- großer Saal für die servo140 und Schrauberplätze

dafür müssen jede Menge Tische und Stühle bewegt werden ...

das Essen für den Freitag abend lässt sich sicherlich auch schon zu hause besorgen und mitbringen ...

einzukaufen ist dann im Einzelnen noch vor Ort:

- Einkäufe für die warmen Mahlzeiten ...
hier ist mit Kurt im vorfeld zu klären, was er mitbringt und was dann im einzelnen noch gebraucht wird ...
dieser Einkauf kann auch erst am Samstag erledigt werden und könnte eventuell auch von Kurt mitgemacht werden ...

- Einkäufe für die BWK(Brot, Wurst, Käse)-Mahlzeiten ...

- Extras für die Kinder und Zwischendurch ...

hier haben wir leider auch das letze Mal noch nicht das richtige Maß gefunden, aber besser zuviel denn zu wenig *grins*

nächster großer Punkt:Küchendienst

Spülmaschine ist zwar vorhanden, muß aber halt dennoch bedient werden,
Tisch"dienst" also decken, abräumen, die gespülten Sachen wieder an entsprechende Plätze zurückräumen ...
Essenssachen zusammenpacken, nachräumen wenn was fehlt, Eier un Kaffee kochen...
Kochen wird ja vermutlich teilweise wieder "uns Kurt", aber er braucht natürlich auach bei jedem Einsatz jemanden zur Seite, der ihn unterstützt und unterhält, der mal kurz für ihn übernimmt, wenn einer "sofort" ein wichtiges Ersatzteil aus Kurts Kiste braucht ...
Kochen am Freitag hier kommt Kurt ja doch meist etwas später ... einfache Sachen wie GulaschSuppe, die sich länger warmhalten lassen und schnell zu machen sind .....


Geld
zuerst mal die Liste der Anmeldungen mit den tatsächlich Anwesenden abgeglichen halten ...
grundsätzlich bezahlen wir für das Haus ja pro Kopf & Übernachtung, es ist aber mindestens für 12 Leutz zu bezahlen ...
wenn (gerade Freitag möglich) weniger als 12 Leute, dann muß die Summe halt entsprechend verteilt werden ...
zusätzlich kommt noch die NebernkostenPauschale, die ebenfalls noch möglichst gerecht verteilt werden muß ...

Einsammeln der Quittungen, eventuell durch Vorfinanzierung gleich ausbezahlung, sonst Verrechnung mit den Übernachtungskosten bzw. Rückzahlung am Sonntag ...

die Leute, die früher gehen, müssen natürlich vorher abgegriffen werden, ansonsten reicht die große "Abrechnung" im Laufe des Sonntag mittag ...

bei der Abrechnung ist dann natürlich noch die StrichListe der hauseigenen Getränke nicht zu vergessen ....

für die Abrechnung mit dem Haus am Besten dann ne Liste aufstellen

Übernachtung Fr --> Sa soviele Erwachsene, soviele Kinder
Übernachtung Sa --> So soviele Erwachsene, soviele Kinder

Strichliste Getränke etc ...

Sonntag

- aufklaren der Küche, Müll weg ...
- jeder Einzelne sein Zimmer besenrein hinterlassen ...
das muß dann am Ende nochmal kontrolliert werden ...

in den unteren Stockwerken ebenfalls durchfegen, die Möbel wieder zurückräumen ...
Essensreste verteilen, sonst haltbarer Sachen dalassen, Rest in Absprache ebenfalls da lassen oder wegschmeissen ...

Abnahme durch das Haus geschieht bereits am Sonntag morgen, oder der Pfarrer schaut zwischendurch mal nach "dem rechten" ...
Bezahlung der Kosten vorher mit ihm klären, "zur Not" bleibt das Geld dann auf dem Schreibtisch liegen ...

Fazit
es braucht ein paar Leutz, die sich das Wochenende ein bischen länger einplanen, als erste kommen und als letzte gehen ...

die vielen kleinen Aufgaben zwischendurch müssen verteilt werden;
Küchen- und Tischdienste per Liste zum Eintragen sollte bei erwachsenen Menschen ja eigentlich klappen


das is eigentlich, was mir jetzt so einfällt, ich werd das Ganze entsprechend noch ergänzen, aber im Wesentlichen war es das auch schon ...

achja, hier die Antwort bezüglichder Terminlage:

» Habe gerade nocheinmal die Einträge überprüft, unser Belegungsplan ist also
» auf aktuellem Stand. Wir haben bereits eine Anfrage für den 17.-19.02.2006,
» allerdings gibt es noch keine konkreten Reservierungen.
» Ich hoffe, es ist ein geeigneter Termin für sie dabei und auch einer, andem
» Sie vielleicht doch auch persönlich teilnehmen könnten :-))

den entsprechenden Link zu den Terminen findet ihr oben in meinem Ursprungsposting ...


Martin

ulf
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Re: Organisation

Beitrag von ulf »

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hi martin,
mir liegt auch viel daran das das treffen stattfindet. wenn der termin nicht gerade am 2.2.06 stattfindet und nicht am wochenende danach, meine frau hat geburtstag, würde ich die aufgaben des "VORABKOMANDOS "am freitag übernehmen können. ich habe ja nur 60 km bis zur herberge und ich habe schon öfter tische gerückt.
was ich nicht machen kann ist die abrechnung am sonntag, ich muss dann immer schnell nach hause wegen familie....
einkaufen und sowas, und versorgung mit gulaschsuppe, küchendienst, würde ich auch mit machen....

ich würde mich freuen wenn ich eingeteilt werde...

gruss
ulf

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Martin
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Re: Organisation

Beitrag von Martin »

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» ich würde mich freuen wenn ich eingeteilt werde...
»
» gruss
» ulf

hi Ulf
bei den bisher so zahlreichen Meldungen ;-) darfst du davon ausgehen, das die von dir angebotenen Aufgaben bereits "fest für dich gebucht" sind

Martin

servokurt
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Re: Organisation

Beitrag von servokurt »

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» » ich würde mich freuen wenn ich eingeteilt werde...
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» » gruss
» » ulf
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» hi Ulf
» bei den bisher so zahlreichen Meldungen ;-) darfst du davon ausgehen, das
» die von dir angebotenen Aufgaben bereits "fest für dich gebucht" sind
»
» Martin
Hi martin,
wenn oerk nichts dagegen hat mache ich wieder schlußdienst, bin ja sowieso immer der letzte der das Licht ausmacht- zumindest bei mir:-D

Bis denne
kurtchen

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oerk
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Re: Organisation

Beitrag von oerk »

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» » bei den bisher so zahlreichen Meldungen ;-) darfst du davon ausgehen,
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» Hi martin,
» wenn oerk nichts dagegen hat mache ich wieder schlußdienst, bin ja sowieso
» immer der letzte der das Licht ausmacht- zumindest bei mir:-D
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» Bis denne
» kurtchen

Selbstverfreilich hab ich nichts dagegen! War ja bis jetzt auch immer so.

Außerdem hatte ich mir sowieso vorgenommen, mich bei den Arbeiten stärker zu beteiligen. Ich würde sagen, dass wir das schon irgendwie hinkriegen.
Der Zigarettenanzünder ist kaputt.

Archiv
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Re: Sub-Orga

Beitrag von Archiv »

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Ursprünglich gepostet von: chriservotian
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Hi Daweil,

wollte nur mitteilen daß ich mich ebenso und gerne als Helfer anbiete. Ich mache alles, bis auf die Klo´s putzen, darauf habe ich keinen Bock. ;-)

Grüße
Chris

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